Duas empresas de serviços podem faturar exatamente o mesmo valor no ano e pagar impostos muito diferentes dentro do Simples Nacional. A diferença costuma estar em um único indicador: o fator R, que compara a folha de salários com a receita bruta dos últimos 12 meses. Entender essa conta é o que separa um negócio que paga a alíquota justa de outro que paga mais imposto do que deveria todo mês, sem perceber.

O que é o fator R do Simples Nacional

O fator R é a relação entre o quanto a empresa gasta com pessoas e o quanto ela fatura. A fórmula oficial está na Resolução CGSN nº 140/2018, art. 26:

Fator R = FS12 / RBT12r

Onde:

FS12: folha de salários, já com encargos, dos 12 meses anteriores ao período de apuração.
RBT12r: receita bruta acumulada dos 12 meses anteriores ao período de apuração, somando mercado interno e exportação.

O resultado é um número decimal. Se o fator R for igual ou maior que 0,28 (ou seja, 28%), a atividade sujeita a essa regra é tributada pelo Anexo III, que tem alíquotas menores. Se for menor que 0,28, cai no Anexo V, mais caro. A base legal está na Lei Complementar nº 123/2006, art. 18, §§ 5º-J e 5º-M.

Um ponto que gera muita confusão: o fator R é apurado mês a mês, sempre olhando os 12 meses anteriores, e não uma vez por ano (LC nº 123/2006, art. 18, § 5º-K). Isso significa que a mesma empresa pode ficar no Anexo III em um mês e no Anexo V no mês seguinte, se a folha cair ou a receita subir muito.

O corte de 28%: exemplo numérico entre Anexo III e Anexo V

As tabelas dos Anexos III e V seguem a redação dada pela Lei Complementar nº 155/2016, em vigor desde 1º de janeiro de 2018. A alíquota efetiva, aquela que realmente sai do caixa, é calculada assim (LC nº 123/2006, art. 18, § 1º-A):

Alíquota efetiva = (RBT12 x Aliq - PD) / RBT12

Vamos a um exemplo. Imagine uma empresa de serviços com RBT12 de R$ 600.000,00, faturando R$ 50.000,00 por mês. Ela está na faixa de R$ 360.000,01 a R$ 720.000,00 nos dois anexos.

Se estiver no Anexo III (alíquota de 13,50%, parcela a deduzir de R$ 17.640,00):

(600.000,00 x 0,135 - 17.640,00) / 600.000,00
(81.000,00 - 17.640,00) / 600.000,00 = 63.360,00 / 600.000,00
Alíquota efetiva: 10,56%
DAS do mês sobre R$ 50.000,00: R$ 5.280,00

Se estiver no Anexo V (alíquota de 19,50%, parcela a deduzir de R$ 9.900,00):

(600.000,00 x 0,195 - 9.900,00) / 600.000,00
(117.000,00 - 9.900,00) / 600.000,00 = 107.100,00 / 600.000,00
Alíquota efetiva: 17,85%
DAS do mês sobre R$ 50.000,00: R$ 8.925,00

A diferença é de 7,29 pontos percentuais, ou R$ 3.645,00 por mês com o mesmo faturamento. Para essa empresa alcançar o corte de 28%, a folha dos 12 meses anteriores precisaria ser de pelo menos R$ 168.000,00 (600.000,00 x 0,28), o equivalente a uma média de R$ 14.000,00 por mês, considerando tudo o que a lei manda incluir na folha.

O que entra (e o que não entra) na folha de salários

Esse é o erro mais comum: calcular o fator R apenas com os salários líquidos e concluir, equivocadamente, que a empresa nunca vai chegar aos 28%.

Segundo a LC nº 123/2006, art. 18, § 24, e a Resolução CGSN nº 140/2018, art. 26, § 1º, a folha de salários é o montante pago nos 12 meses anteriores a título de remuneração a pessoas físicas decorrente do trabalho e de pró-labore, acrescido do montante efetivamente recolhido a título de contribuição patronal previdenciária e de FGTS.

Entra na conta:

Salários de empregados e o pró-labore dos sócios, por texto expresso da lei.
O 13º salário, agregado na competência da incidência da contribuição (art. 26, § 2º, II).
FGTS efetivamente recolhido.
Apenas remunerações informadas ao Fisco, hoje pelo eSocial (art. 26, § 2º, I).

Não entra na conta:

Aluguéis pagos a pessoas físicas.
Distribuição de lucros aos sócios (LC nº 123/2006, art. 18, § 26).

Vale lembrar ainda que o FS12 é apurado pelo regime de caixa, independentemente do regime adotado para a base de cálculo mensal, conforme a Solução de Consulta Cosit nº 17/2021. Como a contribuição patronal tem tratamento próprio em cada anexo, a composição exata do FS12 deve ser conferida com a sua contabilidade antes de qualquer decisão.

Quem depende do fator R e quem não depende

A lista de atividades sujeitas ao fator R está na Resolução CGSN nº 140/2018, art. 25, § 1º, V. Não é qualquer serviço, e essa é uma confusão frequente. Alguns exemplos, por setor:

Saúde: medicina, inclusive laboratorial, e enfermagem; fisioterapia; odontologia e prótese dentária; psicologia, psicanálise, terapia ocupacional, acupuntura, podologia, fonoaudiologia, clínicas de nutrição e de vacinação e bancos de leite; laboratórios de análises clínicas ou de patologia clínica; tomografia, diagnósticos por imagem e ressonância magnética; serviços de prótese em geral; medicina veterinária.
Tecnologia: elaboração de programas de computadores, inclusive jogos eletrônicos, desde que desenvolvidos no estabelecimento da optante; licenciamento ou cessão de direito de uso de programas de computação; planejamento, confecção, manutenção e atualização de páginas eletrônicas.
Engenharia e projetos: engenharia, medição, cartografia, topografia, geologia, geodésia, testes, suporte e análises técnicas e tecnológicas, pesquisa, design, desenho e agronomia; arquitetura e urbanismo.
Negócios e consultoria: auditoria, economia, consultoria, gestão, organização, controle e administração; perícia, leilão e avaliação; representação comercial e demais atividades de intermediação de negócios; agenciamento; jornalismo e publicidade.
Outros: administração e locação de imóveis de terceiros; academias de dança, capoeira, ioga e artes marciais; academias de atividades físicas, desportivas, de natação e escolas de esportes; montadoras de estandes para feiras; comissaria, despachantes, tradução e interpretação.

Quem não segue o fator R

Escritórios de serviços contábeis: sempre Anexo III, sem depender do fator R (LC nº 123/2006, art. 18, § 5º-B, XIV).
Atividades do Anexo IV: construção de imóveis e obras de engenharia, inclusive subempreitada, execução de projetos e paisagismo e decoração de interiores; vigilância, limpeza ou conservação; e serviços advocatícios. Nesse anexo, a contribuição previdenciária patronal fica fora do DAS e é recolhida à parte (LC nº 123/2006, art. 18, § 5º-C; IN RFB nº 2.110/2022, art. 164, § 1º).
Comércio e indústria, tributados pelos Anexos I e II.

Nos demais anexos, a contribuição previdenciária patronal sobre a remuneração de empregados, avulsos e contribuintes individuais é substituída pela contribuição sobre a receita, recolhida dentro do DAS (IN RFB nº 2.110/2022, art. 164).

Pró-labore, empresa nova e os erros que custam caro

O pró-labore como alavanca e o custo real dessa escolha

Como o pró-labore entra na folha, muita gente pergunta se vale a pena aumentá-lo apenas para cruzar os 28% e migrar do Anexo V para o Anexo III. A resposta é: às vezes sim, mas só depois de fazer a conta completa.

Do lado do sócio, a empresa é obrigada a descontar e recolher a contribuição dele como contribuinte individual (IN RFB nº 2.110/2022, art. 165, I). A alíquota é de 11% sobre o pró-labore, limitada ao teto do salário de contribuição, que em 2026 é de R$ 8.475,55. Na prática, o desconto máximo do sócio fica em R$ 932,31 por mês em 2026. Some ainda o IRRF sobre o pró-labore, que varia conforme o valor e as deduções.

No exemplo da seção anterior, a economia mensal no DAS foi de R$ 3.645,00, contra um INSS de sócio no teto de R$ 932,31. Parece favorável, mas o resultado real depende do IRRF, do tamanho da equipe, da sazonalidade do faturamento e da estrutura societária. Como referência de valores, o salário mínimo em 2026 é de R$ 1.621,00.

Empresa nova, sem 12 meses de histórico

Quem tem menos de 13 meses de atividade anualiza a folha pelos mesmos critérios usados para a receita bruta acumulada (Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 22 e 26, § 4º). Há ainda regras específicas: no mês de início de atividades, se houver folha e nenhuma receita, o fator R é considerado 0,28; se houver receita e nenhuma folha, 0,01; havendo os dois, faz-se a divisão. Nos períodos seguintes ao início, a lógica se repete olhando FS12 e RBT12r.

Erros que aparecem toda semana

Registrar pró-labore em contrato e não pagar de fato, ou não declarar no eSocial. O que não é informado ao Fisco não compõe a folha.
Esquecer o FGTS e o 13º no cálculo e concluir que os 28% são inatingíveis.
Simular o fator R sem substância econômica, apenas para trocar de anexo, o que gera risco em fiscalização.
Passar meses no Anexo V por erro de enquadramento. Nesse caso, é possível avaliar a retificação do PGDAS-D e a recuperação do que foi pago a maior, sempre com respaldo documental.

Revisão do enquadramento: o próximo passo

O fator R não é um detalhe contábil, é uma decisão de gestão que se repete todo mês. Vale montar um controle simples: acompanhar a receita acumulada dos 12 meses, a folha total do mesmo período com encargos e 13º, checar o índice antes de fechar o DAS e conferir se o CNAE da empresa está mesmo na lista sujeita à regra. Com a reforma tributária em implantação e a chegada da CBS e do IBS, manter o enquadramento correto e a escrituração organizada tende a ficar ainda mais importante para quem está no Simples Nacional, no Lucro Presumido ou no Lucro Real.

Nada disso substitui uma análise do seu caso concreto: o número que faz sentido para uma clínica com dez funcionários é diferente do de uma software house com dois sócios. Se você quer saber em qual anexo sua empresa deveria estar hoje, e quanto isso muda no DAS, fale com a Sampaio Contabilidade. Fazemos a revisão do enquadramento e a simulação do fator R com os seus números reais, com atendimento presencial em São Paulo e online para todo o Brasil.

Fator R do Simples Nacional: como calcular e economizar